In der Dillinger Tafel und den Ausgabestellen engagieren sich über 250 Bürgerinnen und Bürger aus dem Landkreis Dillingen. Die Beschaffung der Lebensmittel, die Aufbereitung und die Ausgabe kann durchaus als eine erhebliche logistische Aufgabe bezeichnet werden, da wöchentlich etwa 3 Tonnen Lebensmittel eingeholt, sortiert und ausgegeben werden.
4 Einsatzgruppen
Die Ehrenamtlichen sind in vier verschiedenen Gruppen in den jeweiligen Ausgabestellen organisiert, die jeweils abwechselnd die wöchentliche Ausgabe vorbereiten bzw. durchführen. Auf diese Weise kommt jeder Mitarbeiter alle vier Wochen zum Einsatz. Wer möchte, kann natürlich in mehreren Gruppen mitarbeiten. Jede Ausgabegruppe hat einen gewählten Gruppenleiter, der die Anliegen der Gruppe im Gruppenleitertreffen vertritt.
Leitungsteam / Gruppenleitertreffen
Um die gesamten Aufgaben zu koordinieren und die notwendigen Regelungen zu beschließen, gibt es ein eigenes Leitungsteam für die Tafel. Das Team besteht aus den jeweiligen Koordinatoren der Ausgabestellen, den Beauftragten für die Lebensmittelspender, den Lebensmittelsicherheitsbeauftragten und den zuständigen Verwalter des Lagers sowie Mitarbeitern der Caritas.
Die jeweiligen Ausgabegruppen werden im Gruppenleitertreffen durch die gewählten Gruppenleiter vertreten. In diesem Gremium findet der Austausch über alle praktischen Angelegenheiten statt und Beschlüsse für das Leitungsteam werden hier vorbereitet.
Abholung, Vorbereitung und Ausgabe
Die Aufgaben zur jeweiligen wöchentlichen Ausgabe teilen sich in die Bereiche Abholung und Transport der Lebensmittel von den Spendern im gesamten Landkreis, Entgegennahme und Vorbereitung der Waren für die Ausgabe und schließlich die Ausgabe der Lebensmittel an die Tafelkunden in den jeweiligen » Ausgabestellen.
Aufteilung der Lebensmittel für die Farbgruppen
Um längere Wartezeiten bei der Ausgabe zu vermeiden und eine möglichst gerechte Verteilung der gespendeten Waren zu erreichen, wurden acht Farbgruppen sowie zwei eigene Gruppen für die Ausgabestellen in Wertingen und Höchstädt eingerichtet. Die Tafelkunden erhalten entsprechende Ausweise in der jeweiligen Farbe, für die wechselnde Ausgabezeiten vorgesehen sind.
Die eingegangenen Lebensmittel werden vor der jeweiligen Ausgabe möglichst gerecht auf die insgesamt zehn Farbgruppen aufgeteilt. Auf diese Weise erhält jede Gruppe ähnliche Mengen der verschiedenen Waren.
Um die etwa 300 Haushalte, die einen Berechtigungsausweis besitzen, möglichst gleichmäßig auf die einzelnen Farbgruppen zu verteilen (Anzahl betroffener Erwachsener und Kinder in der jeweiligen Gruppe), hat die Caritas eine eigene Datenbank erstellen lassen, die sozusagen für den Überblick sorgt.
